La administración del tiempo

La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

Uno de los principales factores que contribuyen al estrés en nuestra sociedad actual es la falta de tiempo, ya sea real o sentida. Esta sensación constante interfiere mucho en nuestra calidad de vida, produciendo un notable malestar.

Pero en realidad, en muchos de los casos, aunque no en todos, la falta de tiempo se produce por una mala planificación del mismo. Esto puede corregirse a través de estrategias específicas para la mejor administración del tiempo.

Técnicas de administración del tiempo

Las técnicas de administración del tiempo son procedimientos que nos enseñan a organizar el mismo, tomando decisiones previas sobre a qué tareas o actividades debemos dedicar el tiempo que tenemos, decisiones que debemos basar en la importancia de la tarea en función de nuestros objetivos, dejando siempre espacio para los imprevistos, y para el descanso.

La mejor de las técnicas es la planificación. Y debemos tener bien claros los pasos que tenemos que llevar a cabo para distribuir adecuadamente el tiempo del que disponemos, y que son los siguientes:

Establecer los objetivos, de mayor orden, que son los que se quieren alcanzar con las tareas y actividades que realmente llevaremos a cabo.

Ordenamos los objetivos atendiendo a criterios de importancia, de que sean asequibles y potencialmente posibles, de la urgencia o rapidez con que debemos conseguirlos, de la dificultad de conseguirlos y del tiempo que nos llevarán.

Una vez fijados esos objetivos, hay que establecer las actividades que permiten alcanzarlos, marcando en cada uno las acciones concretas para desarrollar dichas actividades y el tiempo que llevará cada una.

Ordenamos dichas actividades en función de su importancia para conseguir el objetivo.

Establecer el horario diario que le vamos a dedicar, distribuyéndolo en las distintas actividades priorizadas.

Consejos para mejorar nuestro tiempo y afrontar mejor el estrés

Veamos unos consejos que nos permiten todavía más, distribuir mejor nuestro tiempo, y con ello aligerarnos de esa sensación constante de falta de tiempo, que influye en la aparición o agravamiento del estrés:

La asertividad: Hay que aprender a decir que no a aquellas tareas o actividades que no sean prioritarias.

Debemos aprender a ignorar los objetivos y tareas que no son prioritarios hasta que hayamos conseguido los prioritarios.

Incluir siempre en la planificación, algún tiempo para imprevistos e interrupciones.

Delegar las tareas que se pueda en otras personas, especialmente aquellas que no son prioritarias.

Hay que dejar el perfeccionismo a un lado, ya que no se puede alcanzar en todo. Hay que hacer las cosas bien, pero tampoco hace falta hacer el mejor trabajo del mundo, sobre todo cuando el tiempo no sobra.

No debemos demorarnos en la toma de decisiones, no hay que dudar entre las distintas alternativas que tengamos, hay que decidir la mejor lo antes posible y ponerse en marcha.

No hay que dejar que las tareas se acumulen, es mejor ir haciendo de una en una, que dejarlas para luego, perder el tiempo y luego tener que resolver doce de una vez.

Algunas de las características del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Cómo solucionar los problemas de la gestión del tiempo.

Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son sólo aparentemente. Las dos siguientes frases ayudarán a distinguir lo urgente de lo importante.

Delegar en otras personas siempre que se haga de manera adecuadas dejará mucho tiempo para atender con mayor atención asuntos de dirección.

Comunicar correctamente hace que la gestión del tiempo tanto personal como de otras personas sea mucho más efectiva.

No buscar el perfeccionismo. A veces el nivel de calidad no va en proporción con el resultado final, por lo que hay que intuir qué merece dedicar más esfuerzos y qué no. El 20% del trabajo proporciona el 80% de los resultados. Para solucionarlo:

Identificar lo que más nos predispone a una actitud excesivamente perfeccionista.

Abordando directamente el núcleo del asunto y finalizar antes lo más importante. Los remates vendrán después. Colocar por delante los objetivos para adaptar nuestra dedicación a su consecución.

Delegar a otros la tarea pendiente, aún sabiendo que no lo van a hacer con el mismo detalle que nosotros, pero sí de manera satisfactoria y respondiendo a los objetivos propuestos. Establecer valores de minuciosidad diferentes en diversas facetas de nuestro trabajo, tratar de hacer informes o documentos estandarizados.

Aprendiendo de los errores, relativizando su importancia de cara a la carrera profesional.

Gestión de la memoria y olvidos:

¿Dónde estará...?. No localizar la documentación hace perder mucho tiempo, el orden es fundamental. ¿Cuándo y dónde...?. No recordar la agenda provoca situaciones difíciles. Anotar inmediatamente los datos en la agenda.

¿Qué...?. Anotar todo lo que hay que hacer, sino se olvidará. Cuando nos enfrentamos a la gestión de nuestro tiempo de trabajo, debemos realizar tres acciones diferentes:

Organización y priorización de tareas. Según criterios de importancia, tanto para la empresa, para el departamento, como para el propio profesional. Planificación. Ubicar en el tiempo de trabajo las diferentes tareas y actividades, según criterios de plazo de ejecución y tiempo de realización.

Ejecución. Realizar y completar las tareas y actividades que tiene asignadas en el tiempo establecido. Pero, ¿cuándo planificar, organizar y ejecutar?, ¿en qué situaciones? Y... ¿cómo hacerlo?

Criterios para gestionar el tiempo.

Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son sólo aparentemente. Las dos siguiente frases ayudarán a distinguir lo urgente de lo importante:

Urgencia: Plazo para desarrollar una actividad.

Importancia: Grado de repercusión del hecho de no realizar una tarea.

Para decidir si hacer lo urgente o lo importante hay que analizar los objetivos que queremos conseguir, es decir, ¿qué queremos conseguir?. El hecho de clasificar nuestras actividades según el grado de urgencia y de importancia nos puede ser de utilidad para cuestionarnos nuestros propios hábitos.

José G. Román